"Trata-se de mais do que apenas alterar um programa”

A nova plataforma de gestão, que vai permitir uma administração holística e mais sustentável das já mais de 60 clínicas próprias do Grupo OralMED Saúde, já começou a ser implementada. 

O Sistema de Gestão OralMED (SGO), uma aplicação web based, foi construído numa plataforma low-code líder de mercado: a OutSystems. E irá permitir recolher toda a informação do funcionamento das clínicas de forma automática, transformando-as em unidades totalmente digitais.

Eduardo Farias, Diretor de Sistemas de Informação do Grupo OralMED Saúde, fez-nos um ponto de situação sobre o processo de integração deste novo sistema. E deixou-nos a sua previsão sobre quando toda a complexa operação ficará concluída.

Como tem corrido a integração do novo sistema de gestão das clínicas OralMED?

Tem sido um processo muito desafiante, mas, em simultâneo, muito positivo. Trata-se de mais do que apenas alterar um programa, trata-se de implementar novos procedimentos e rotinas no dia a dia de trabalho das unidades clínicas. Estamos a entrar no campo da cultura de cada equipa e a transformá-la para tornar-se mais digital e sustentável. Como em todos os processos que visam uma mudança, existem sempre desafios.

Mas o novo sistema tem sido muito bem recebido pelas equipas o que facilita a implementação do programa pois superamos os obstáculos em parceria, de forma colaborativa.

De que forma é que essa colaboração tem sido importante neste processo?

Este tipo de interajuda permitiu, por exemplo, identificar novas necessidades que têm vindo a transformar as funções do programa. Estamos a construir um sistema realmente para as unidades clínicas e faz todo o sentido que essa construção seja feita de forma articulada com as equipas. Tem trazido, tanto para o departamento de Sistemas de Informação como para as próprias clínicas OralMED, novas realidades.

A pandemia trouxe dificuldades a este processo?

Trouxe as medidas de segurança necessárias nesta fase, o que obriga a que exista um maior distanciamento social. Deixei de poder estar presente diariamente e passei a acompanhar o processo apenas remotamente. Isto trouxe uma dificuldade acrescida ao nível da identificação e perceção das pequenas dúvidas e dificuldades que as equipas possam sentir. Dúvidas que, embora não sejam críticas, podem ser ultrapassadas com otimizações ao programa, sendo este processo mais célere quando existe um acompanhamento presencial do departamento de Sistemas de Informação. 

Por outro lado, este afastamento acabou por ser um teste ao programa. Agora sabemos que está no bom caminho uma vez que as equipas que já o utilizam fazem-no sem dificuldades significativas.

De um modo geral, a verdade é que conseguimos colmatar a distância através de telefonemas, plataformas de gestão de pedidos e através de mensagens e reuniões através do Microsoft Teams.

Em que fase se encontra o processo atualmente?

Apesar de já termos iniciado a sua integração, o sistema SGO continua em desenvolvimento. Para darmos continuidade ao processo e conseguirmos executar todas as otimizações que temos projetado, estamos neste momento a integrar uma nova área de programação no departamento de Sistemas de Informação.

Tivemos ainda a oportunidade de aumentar a equipa de suporte e implementação no início deste ano, o que tem permitido responder de forma mais eficaz às questões levantadas pelas equipas clínicas.

Este mês estamos a migrar uma nova clínica para o SGO e contamos com isso acelerar significativamente o processo de expansão para as restantes unidades.

Quando se prevê que todas as unidades do grupo tenham acesso a este sistema?

 O plano que traçámos prevê que no final de 2022 todas as unidades OralMED tenham acesso ao novo programa. O crescimento do departamento de Sistemas de Informação é fundamental para alcançarmos este objetivo uma vez que nos permite fazer a migração de múltiplas unidades clínicas para o SGO num único mês.

Sobre o Grupo OralMED Saúde

O Grupo OralMED Saúde é o primeiro grupo português especializado em Medicina Dentária. Com mais de 11 anos de experiência e líder no setor, conta já com mais de 60 unidades clínicas próprias, três laboratórios dedicados e com um contact center integrado, o primeiro especializado em Saúde em Portugal.