Aumento da produtividade e novas realidades digitais
Os benefícios trazidos pelos canais de comunicação digitais na qualidade dos serviços OralMED
Em 2018, a direção de Sistemas de Informação do Grupo OralMED Saúde começou a utilizar a plataforma Microsoft Teams. O objetivo era facilitar a articulação entre os seus colaboradores, uma vez que estes se encontravam geograficamente dispersos para dar apoio às já mais de 30 clínicas OralMED Medicina Dentária que existiam na época.
3 anos depois, e em plena pandemia da COVID-19, o Microsoft Teams já é utilizado pelas equipas das mais de 60 clínicas próprias do Grupo OralMED Saúde e por todas as equipas das áreas de suporte.
Falámos com Eduardo Farias, Diretor dos Sistemas de Informação, para perceber o porquê desta plataforma ter sido adotada por todas as áreas do maior grupo português de Medicina Dentária. E compreender de que forma é que o Microsoft Teams tem ajudado a otimizar a qualidade dos serviços OralMED.
Como tem evoluído a utilização do Microsoft Teams desde a sua implementação no Grupo OralMED Saúde?
- Depois de comprovarmos os benefícios do Microsoft Teams, começámos a sensibilizar as equipas das restantes áreas do grupo para a importância da sua utilização. Principalmente, quando existia a necessidade de partilha de ficheiros entre vários intervenientes e ou necessidade de comunicação à distância.
Com a pandemia, e com a necessidade de trabalho remoto, a utilização desta plataforma cresceu exponencialmente na organização. Hoje, é usada pelos colaboradores de todas as áreas e departamentos. Desde as equipas clínicas até à administração do Grupo OralMED Saúde. Só na passada semana, houve mais de 60 reuniões agendadas, quase 6000 mensagens trocadas e 5000 minutos de videoconferência das quais 1100 houve partilha de ecrã.
Porquê esta plataforma? Que vantagens traz ao grupo?
- O Microsoft Teams chegou a nós de forma orgânica, visto ser um produto da Microsoft, cujos serviços já tínhamos parcialmente integrados na nossa infraestrutura. É uma solução com qualidade, constantemente atualizada com novas funcionalidades, e que se integra com as restantes ferramentas que utilizamos.
Houve um esforço inicial de toda a equipa do departamento de Sistemas de Informação para a implementação desta solução em todos os postos de trabalho. As vantagens são múltiplas, desde a rapidez de contato entre os vários colaboradores, reuniões de equipa com elementos em teletrabalho, ou mesmo com entidades externas. Traz consigo uma enorme facilidade na comunicação, no entrosamento, e, com isso, o aumento da produtividade das equipas. Associado a este produto vem também a segurança desta solução, garantida pelas várias certificações atribuídas.
Esta plataforma tem peso na qualidade dos serviços OralMED?
- Sem dúvida. A utilização mais frequente traz não só o aumento da produtividade, como também desbloqueia novos cenários na transformação digital.
Aquela pergunta rápida que precisamos de fazer a um colega, e que se fizermos por email vai demorar tempo a enviar e a receber a resposta, é rapidamente respondida através de uma simples mensagem. As formações podem ser efetuadas à distância, com partilha do ecrã para múltiplos intervenientes. Os pequenos problemas que surgem no nosso ecrã, e que não conseguimos descrever por telefone, são resolvidos quase instantaneamente com uma partilha de ecrã.
Esta plataforma permite-nos ainda reforçar os laços humanos, algo que reconhecemos como uma dimensão fundamental na qualidade dos serviços que prestamos. Muitas vezes a utilização do Microsoft Team vai além da utilização profissional, por exemplo através de realização de virtual happy hours ou a realização de conferências entre vários colaboradores, de forma a reproduzir o ambiente de escritório físico. Algo que estimulamos pois eleva a satisfação no dia-a-dia das atividades.
Sobre o Grupo OralMED Saúde
Recorde-se que o Grupo OralMED Saúde é o primeiro grupo português especializado em Medicina Dentária. Com mais de 10 anos de experiência no setor, conta já com mais de 60 unidades clínicas próprias, três laboratórios dedicados e com um contact center, o primeiro especializado na área da Saúde em Portugal.